É sabido que os três primeiros meses do ano são o período de maior concentração de assembleias condominiais, entretanto, devemos voltar nossa atenção para a aprendizagem adquirida de tornarmos esses eventos mais eficazes ao longo do ano.

A experiência com ASSEMBLEIAS VIRTUAIS nos indicou que é possível tomar decisões colegiadas, objetivas e acertadas sem “cadeiras voando”, gritarias, brigas e perda de tempo.

Estatisticamente, apenas 10% dos condôminos participam regularmente de assembleias condominiais. Essa taxa tão baixa de participação tem muito relacionamento com o clima ruim dessas reuniões, excesso de horas de duração e falta de foco.

Para a realização de uma ASSEMBLEIA EFICAZ, seja no modo presencial ou virtual, o planejamento da mesma é fundamental.

Seguindo um roteiro racional de tópicos, você aumentará as chances de êxito:

1)      Definir uma pauta (ordem do dia) bem objetiva com os itens obrigatórios conforme convenção de cada condomínio (se for uma AGO) e com os itens específicos necessários (se for uma AGE). Pauta objetiva quer dizer pauta absolutamente necessária, suficiente. Não adianta numa AGE, por exemplo, colocar em pauta 10 itens complexos. Isso tira a chance de boas decisões e desencoraja quem recebe o edital de participar.

2)      Data e horário também devem ser bem escolhidos. Recomendamos conciliar a melhor conveniência do grupo participante. Tomar cuidado, entretanto, com a escolha de dias e horários que acabam prejudicando a objetividade da assembleia. Por exemplo, “sábado à tarde sem hora pra acabar” que transforma a AGO ou AGE em evento social, perdendo o ritual adequado de uma assembleia.

3)       Expedir com antecedência o Edital elaborado com a assessoria da Protel e Ok do seu jurídico, respeitando rigorosamente o prazo mínimo previsto na Convenção para evitar impugnações. O edital deve ser claro e no formato técnico e legal adequado.

4)      Organização prévia de todo o item da ordem do dia;

Por exemplo: se for aprovação de regulamento interno, o mesmo, em forma de minuta, deve ser distribuído previamente a todos com coleta prévia de sugestões até a data anterior à assembleia que vai deliberar. Isso permite que um item complexo como esse seja aprovado com objetividade e celeridade (gastando-se tempo apenas nos itens mais polêmicos). Se for a aprovação de uma cota extra, nunca esqueça de preparar o mapa de cotações do item a ser deliberado, bem como o demonstrativo do rateio do valor da cota extraordinário. Isso traz transparência e facilita a deliberação.

5)      Análise prévia se há no corpo diretivo alguém com perfil para presidir e, se afirmativo e não houver negativa na convenção, sugerir esse membro no dia da assembleia para presidente da sessão, ratificando com o plenário na abertura da reunião. A presidência de alguém com perfil objetivo e que conheça os itens da pauta traz um ritmo produtivo à assembleia.

6)      Organizar a infraestrutura adequadamente: cadeiras, mesas, som, telão, Datashow, água/café, lista de presença, cartões de votação etc.

7)            Passo a passo da assembleia:

7.1)        Na abertura: boas vindas e indagação sobre candidatos à presidência dos trabalhos assembleares (se houver um membro do corpo diretivo perfilado e disposto, esse deve candidatar-se).

7.2)        A assembleia aprovando, o presidente compõe a mesa junto com o secretário/representante da Protel;

7.3)        O presidente abre a sessão perguntando se pode ser dispensada a leitura do edital já que todos receberam previamente. Se confirmado, começa a leitura do item 1 e conduz todo o processo até a conclusão do último item da ordem do dia e encerramento.  O presidente tem a função de mediar eventuais conflitos.

7.4)        Cada item da ordem do dia e sua deliberação deve estar registrado pelo secretário em ata com assertividade;

7.5)        As votações devem ser organizadas, a cada item deliberativo, conforme dispõe a Convenção.  O secretário deve verificar antes a forma de votação prevista na Convenção (cada unidade 1 voto, voto por fração ideal, voto de procurador de mais de uma unidade etc).

7.6)        Assuntos gerais, se existirem como item da ordem do dia, não têm caráter deliberativo, ou seja, nada pode ser votado em assunto gerais. Pode, sim, o tema abordado ser registrado para pauta de assembleia futura. Normalmente, AGEs pelo caráter de pauta extraordinária e específica, não utiliza o item assuntos gerais.

7.7)        O secretário da mesa estará com a convenção ao lado e fará consultas à mesma, sempre que necessário.

7.8)        Se houver algum item da ordem do dia dependente de quórum específico previsto na convenção, deve ser observado esse quórum antes do início da votação e constar do edital.

7.9) Lista de presença, verificação de procurações e controle de inadimplentes devidamente providenciados completam as providências prévias indispensáveis para uma assembleia bem estruturada.